Uspješna implementacija HRIS-a

Vaš projekat ima kratke rokove, klijenti čekaju rezultate, a polovina tima je iznenada otišla na dvonedeljni odmor! I sami ste pristali na to. Noćna mora za menadžera? Ne, surova realnost naše kompanije prije dvije godine.

To je, uz gomilu drugih velikih i malih problema, bila svakodnevna norma naše kompanije kada sam preuzeo ulogu HR Project Managera. Glavni cilj moje pozicije je bio da uvedem red i učinim sve HR procese transparentnim, razumljivim i, što je najvažnije, upravljivim i predvidljivim!

Globalni zadatak je zvučao ovako: odabrati odgovarajući informacioni sistem ljudskih resursa (HRIS) i implementirati ga. U stvarnosti, iza kulisa je bilo puno posla, faza, zamki i neočekivanih posljedica.

Želim sa vama podijeliti najvažnije iskustvo koje sam stekao na ovom projektu. Ako se vi ili vaša kompanija suočavate sa sličnim zadatkom, moj članak će vas spasiti od grešaka i pomoći vam da brzo shvatite odakle početi i kojim redoslijedom djelovati.

1. Prikupljanje i analiza informacija:

   Prva stvar s kojom sam počeo su intervjui s ključnim dionicima budućeg HRIS-a. Evo naše liste zainteresovanih strana:

   - Izvršni direktor

   – CMO

   – IT direktor

   – šef prodaje

   – Cijelo odjeljenje za zapošljavanje

Sistem će koristiti svi zaposleni u kompaniji. Međutim, moj zadatak u ovoj fazi je bio da istražim ključne HR procese i identificiram sve postojeće probleme. Budući da prva faza podrazumijeva osnovne detalje i formalizaciju procesa, tek kada ste sigurni da odgovara svima koji ga koriste, možete ga automatizirati.

U ovoj fazi smo ustanovili da neki procesi potpuno izostaju. Na primjer, nije postojala jedinstvena politika za odmor. Svaki menadžer je vodio evidenciju na svoj način, a nije postojao zajednički kalendar za provjeru informacija o izostancima.

Još jedan primjer “fantomskog” procesa bio je prekid. Potreba da se to radi periodično se javljala, ali niko nije znao kako to učiniti ispravno. Kako to komuniciramo i opravdavamo? Koji dokumenti su potrebni za raskid? Ko i kada će izvršiti konačnu uplatu? To su bila osnovna pitanja koja sam morao smisliti, opisati i dobiti odobrenje.

2. Postavljanje prioriteta:

U našoj kompaniji bilo je mnogo praznina i problema. U nekom trenutku sam se čak osjetio preplavljeno i počeo sam misliti da je zadatak nemoguć. Odakle početi, na šta se fokusirati? Postoji li uopće sistem na svijetu koji će pokriti sve naše potrebe?

Odlučio sam da ovom pitanju pristupim čiste glave. Sastavio sam listu „gorućih HR problema“ i zamolio svakog menadžera da ih ocijeni od 1 do 10, gdje je 1 „Neću ni primijetiti da li ovo nedostaje u kompaniji“, a 10 je „Ne mogu raditi ispravno bez ovoga sada.”

Zatim sam sve skupio u jednu tabelu i izračunao rezultate. Evo šta sam dobio:

   1. Brzina zatvaranja pozicija (Regrutacija)

   2. Ukrcavanje

   3. Izlazak iz broda

   4. Upravljanje odmorom

To su bili apsolutni lideri. Ove oblasti je trebalo popraviti što je prije moguće i činile su osnovu za moju uporednu procjenu HRIS-a.

3. Opis procesa:

Važno je napomenuti da 2 od 4 procesa uopšte nisu postojala. U suštini, bili su tu (ljudi su nekako obučeni nakon zapošljavanja i nekako otpušteni), ali nije bilo jedinstvenih pravila igre.

Zapošljavanje i godišnji odmori su postojali u nekom obliku, ali pošto je bilo mnogo pitanja o njima, odlučio sam da ih analiziram i napravim optimalan novi radni model koji bi riješio najčešće nedostatke.

Zašto je važno fokusirati se na teoriju i dokumentaciju u ovom trenutku? Jer ovdje ćete razumjeti ključne zahtjeve za HRIS. Tako će vam biti lakše birati između raznih i smanjiti rizik od greške pri izboru (kada su svi već kupili, postavili i shvatili da je određena funkcija potrebna, ali je ili nema, ili je preskupa ).

4. HRIS odabir

Nakon prethodnih faza, ova se pokazala jednostavnom i ugodnom. Jednostavno sam sastavio listu must-have za svaku kategoriju (naše top 4) i označio ih tokom demonstracija raznih HRIS-a.

U to vrijeme smo proučavali i razmatrali:

– Bambus HR

– People Force

– HURMA

– SAP

I još par, ali ne mogu da im se setim imena. Međutim, odustali su od takmičenja jer nisu ispunili najviše uslove na našoj listi.

Na kraju, sa blagim vodstvom, People Force je izašao kao pobjednik. Balans između cijene, složenosti implementacije, korisničkog sučelja i potrebnih modula bio je optimalan.

Bitan! U ovoj fazi, imajte na umu ne samo svoje najbolje ocijenjene osnovne HR module već i naredne 3-4 oblasti. Sistem bi trebao biti prikladan za vaše buduće potrebe. Na primjer, imali smo planove da implementiramo KPI i kulturu zasnovanu na učinku, i bilo bi čudno da to radimo u potpuno drugačijem sistemu. Dakle, takođe sam procenio prisustvo takvih mogućnosti kada sam uporedio HRIS.

Što se tiče modula platnog spiska, on za nas nije bio relevantan ni u to vrijeme ni u naredne 3 godine.

Nemoguće je pronaći sistem koji savršeno pokriva SVE. Teoretski, takvi alati postoje na tržištu, ali u praksi su previše složeni (i skupi) za implementaciju, obuku korisnika i upotrebu na duge staze. Ovo bi moglo biti izvodljivo za velike kompanije sa velikim IT timovima, ali to nije bio naš slučaj.

5. Konfiguracija

Jedina stvar koju želim da kažem u ovom odjeljku je da što su vaši procesi detaljnije navedeni u prethodnim fazama, to će brže i lakše biti konfigurirati sistem tako da odgovara vašim potrebama i osigurati da radi i donosi rezultate, a ne patnje .

6. Obuka ključnih korisnika

Veoma je važno kreirati materijale prilagođene korisniku - tekstove, video zapise, crteže i dijagrame. Da, postoje priručnici od programera, ali su dosadni i bezlični.

Kreirao sam materijale za obuku na osnovu primjera i procesa iz NAŠE kompanije. I to je pomoglo našim zaposlenicima da se naviknu na novi alat.

Da, čak i oni koji su imali mnogo problema prije HRIS-a imali su poteškoća da ga prihvate jednostavno zato što je bio NOVO, i morali su se uključiti, naučiti i uložiti napor. Lako je držati se onoga na šta ste navikli.

7. Implementacija Test grupe

Odabrao sam najsavjesnije i najmotivisanije pojedince — regrutere! S njima je provedeno početno operativno iskustvo. Identificirao sam greške pri postavljanju, prilagodio procese ako sam vidio bilo kakve probleme i obavio individualne intervjue sa svakim od njih kako bih razumio izazovne aspekte.

Ova priprema se pokazala dragocjenom kada smo kasnije proširili HRIS na cijelu kompaniju, koja je tada brojala 260 ljudi.

8. Lansiranje u cijeloj kompaniji

Ovdje treba napomenuti dvije važne tačke:

1. Budite spremni; trebaće vremena. Implementirajte postepeno. Ljudi ne vole promjene, čak i na bolje. Budite strpljivi i sistematski, korak po korak, vodite ih iz njihovih poznatih radnji u novu HRIS stvarnost.

2. Uključite trgovce ili postanite sami. “Prodajte” ideju rada u novom sistemu umjesto da ga provodite. Šta to nudi vašim kolegama? Kako njihov život postaje bolji/lakši sa HRIS-om? Motivacije se razlikuju među timovima. Morate identifikovati i pozabaviti se interesima svake grupe.

Na primjer, HRIS prezentaciju smo započeli razgovorom o novostvorenoj bazi znanja. Prvi članak, pozivajući sve da istraže sistem, imao je intrigantan naslov: „Želite povećanje plate? Kako to postići?"

Takođe sam vodio odvojene razgovore sa svakim menadžerom i vođom tima. Istaknuo sam prednosti cijelog njihovog tima koji koristi HRIS. Prisjećajući se njihovih pritužbi i grešaka iz prve faze, pokazao sam kako će u novom sistemu sve biti drugačije. Uz njihovu podršku, zamolio sam ih da podsjete i promoviraju korištenje HRIS-a u svojim timovima.

Rezultati nakon 1 godine:

– Smanjen broj istovremeno otvorenih pozicija za 60% (Zapošljavanje)

– Povećana brzina zatvaranja pozicija za 50% (Regrutacija)

– Prepolovila stopu fluktuacije u prva 3 mjeseca (Onboarding)

– Smanjena ukupna fluktuacija za 15% (Interni HR)

– Poboljšane ocjene na glavnim platformama poslova (Offboarding + HR Brand)

Plus, čitava lista nedigitaliziranih, ali ključnih dostignuća:

– Jasna i transparentna organizaciona šema

– Brz pristup kolegama za bilo koje pitanje, čak iu različitim vremenskim zonama i timovima s kojima do sada niste radili (poslujemo potpuno daljinski i decentralizirano – pokrivamo 60 zemalja i sve vremenske zone)

– Zaposleni su svjesni osnovnih pravila i politika. Ako ste zaboravljeni, postoji jedno zgodno mjesto na kojem možete lako pronaći sve.

Nakon još godinu dana, prešli smo na stvaranje kulture zasnovane na performansama. Uvođenje reda u osnovne procese i implementacija HRIS-a pružili su nam priliku da krenemo naprijed i dosegnemo novi nivo upravljanja timom.

Vještine koje će biti korisne vama ili bilo kome koga biste mogli uključiti u ovaj značajan i zanimljiv zadatak:

Upravljanje promjenama, Upravljanje projektima, Psihologija, Analitičke vještine, Strateško razmišljanje, Osnove psihologije, Procjena potreba, Prezentacija koristi, Strpljenje i optimizam.