Upravljanje potrošnjom vs. ERP nabavke

GEP i Zadruga za resurse u lancu snabdijevanja Državnog univerziteta Sjeverne Karoline (NCSU) ispitali su stručnjake za lanac snabdijevanja, nabavke i IT u nizu industrija kako bi stekli uvid u njihove prioritete i strategije u vezi sa otpornošću i optimizacijom lanca snabdijevanja. Rezultati ankete ukazuju na niz neusklađenosti u kojima praznine u procesu, tehnologiji i protoku informacija mogu biti prepreka produktivnosti i optimizaciji. Od anketiranih profesionalaca, 59% smatra da je jaz između nabavke/izvora i lanca snabdijevanja glavni prekid veze i najhitnija bolna tačka.

Ali pokazalo se da je viziju istinski integrisanog lanca snabdevanja teško ostvariti. Mreže lanca snabdevanja više preduzeća (MSCN) ključna su tehnologija za poboljšanu saradnju u proširenom lancu snabdevanja. MSCN je rešenje za saradnju za procese lanca snabdevanja izgrađeno na javnom oblaku – arhitekturi mnogo prema mnogo – koja podržava zajednicu trgovinskih partnera i izvora podataka trećih strana. MSCN rješenja pružaju vidljivost lanca nabave, mrežne aplikacije i mrežnu analitiku kroz prošireni lanac nabavke.

Mreže imaju karakteristične prednosti kada je u pitanju uključivanje dobavljača, komunikacija, upravljanje partnerima i mogućnost pružanja jedinstvene analitike. Često, što je veći broj industrijskih učesnika na mreži, to je rešenje bolje.

Rješenja za upravljanje potrošnjom Iskoristite mrežu

MSCN tržište se sastoji od različitih tipova rješenja. Jedna vrsta rješenja je upravljanje poslovnom potrošnjom. Ključni dobavljači upravljanja potrošnjom uključuju GEP, Coupa i Jaggaer.

Prema ARC-ovoj definiciji, kada se rješenje za upravljanje poslovnom potrošnjom koristi za direktnu nabavku, to je MSCN. Indirektni materijali se ne smatraju važnim za upravljanje lancem snabdevanja. U nabavci su problemi povezani sa direktnim materijalima važniji i teži od komplikacija koje okružuju indirektne materijale. Direktni materijal je sirovina, komponenta ili sklop koji se koristi direktno u procesu proizvodnje.

Aplikacije za nabavku koje se nalaze u ERP-u i rješenjima za upravljanje potrošnjom rade vrlo slične stvari. Na primjer, jedna od ključnih odluka koju proizvođač treba da donese je da li nastavi da kupuje robu od jednog od svojih dobavljača. I rješenja nabavke zasnovana na ERP-u i rješenja za upravljanje potrošnjom imaju glavne podatke dobavljača. Ovi podaci bi uključivali stvari kao što su naziv kompanije, adresa sjedišta, gdje se nalaze fabrike, da li je kompanija u manjinskom vlasništvu, da li je kompanija finansijski zdrava i da li je legalno trgovati sa kompanijom.

Na najjednostavnijem nivou, kupac može pitati dobavljača da li su informacije koje ima još uvijek ažurne. Na primjer, jeste li još uvijek kompanija u manjinskom vlasništvu? Ako informacije nisu ažurirane, kupac može odlučiti da ne posluje s dobavljačem dok se podaci ne ažuriraju i provjere.

Rješenja za nabavku se često ažuriraju kupljenim informacijama. Na primjer, Dun & Bradstreet (D&B) objavljuje izvještaje o kreditnoj sposobnosti kompanija. Slično, Descartes nudi rješenje koje se zove Denied Party Screening. Provjera odbijenih strana daje listu kompanija s kojima je nezakonito poslovati.

Oba rješenja za nabavku od ERP kompanija poput OracleaORCL
ili Infor – ili rješenja za upravljanje poslovnom potrošnjom – mogu pomoći kompanijama da provedu ove odluke dobavljača. Ova rješenja omogućavaju kompanijama da uvoze izvore informacija trećih strana u realnom vremenu iz organizacija koje prate stvari poput toga da li je dobavljač u manjinskom vlasništvu, zapošljava li djecu ili ima nesigurne radne uslove u svojim fabrikama. Neke informacije – na primjer, o vremenu u kojem je kompanija u vlasništvu manjine – ažuriraju se jednom godišnje. Ali mnogo informacija o dobavljačima treba ažurirati mnogo puta godišnje.

Šta ako kompanija ne bi trebalo da posluje sa problematičnim dobavljačima? Taj dobavljač se može staviti na "čekanje". Postoji nekoliko tipova zadržavanja, ali u Oracle-u postavka 'Zadrži sve nove dokumente o kupovini' zaustavlja mogućnost objavljivanja novih naloga za kupovinu određenom mjestu dobavljača. Slično, za rješenja upravljanja potrošnjom narudžbenica se može zaustaviti ako informacije nisu ažurirane. Oracle, Coupa i drugi nude prilagođene upitnike koji omogućavaju prikupljanje informacija o dužnoj pažnji putem ankete dobavljača. Te informacije tada mogu automatski teći u glavni dobavljač.

Dakle, u smislu održavanja podataka o dobavljačima ažurnim, a zatim provođenja odluke da se ne radi s dobavljačem, funkcionalnost je slična. Šta je velika stvar u vezi sa mrežom?

PO je uporište za rješenja upravljanja potrošnjom

Sa rješenjima za upravljanje potrošnjom, narudžbenica pokreće plaćanje dobavljaču upravljanja potrošnjom. Dok se porudžbenica pokreće u ERP sistemu, te narudžbenice se usmjeravaju kroz platformu za upravljanje potrošnjom. Kada upravljanje potrošnjom pošalje narudžbu dobavljaču, to pokreće malu transakciju plaćanja za dobavljača softvera za upravljanje potrošnjom. Ako dobavljač upravljanja potrošnjom želi da bude plaćen, bolje je da faktura ima tačne podatke dobavljača. Prodavci upravljanja potrošnjom su stoga motivisani da pomognu da kritični podaci o dobavljačima svojih kupaca budu tačni.

Alex Zhong, direktor marketinga proizvoda u GEP-u, tvrdi da funkcija narudžbenice (PO) ne bi trebalo da se obavlja izvan objedinjene platforme: „Kupac može poslati narudžbu dobavljaču, ali bez mogućnosti da dijeli vidljivost ažuriranih status narudžbe, promjene aktivnosti narudžbe i logistike i informacije o plaćanju u upravljanom, vođenom procesu između strana u više preduzeća, ni jedno ni drugo neće imati prozor u ono što se dešava na terenu. To će gotovo sigurno dovesti do dugog ciklusa u ispunjavanju narudžbi, nemogućnosti obavljenog plana proizvodnje, nedostataka zaliha ili poremećaja isporuke uzrokovanih kašnjenjima, i/ili visokih sigurnosnih zaliha i troškova zbog lošeg upravljanja narudžbama za nabavku. U disruptivnom okruženju, ova pitanja se dodatno pojačavaju, utičući na otpornost.”

Due Diligence dobavljača

Kada kupci rade sa direktnim dobavljačima materijala, oni nastoje da obave dužnu pažnju. Oni kreiraju zahtjev za prijedlog (RFP) i traže sve vrste informacija: da li je vaša kompanija u manjinskom vlasništvu? Koji je ugljični otisak povezan s proizvodima koje isporučujete? Jeste li finansijski solventni? Postavljaju se i mnoga, mnoga druga pitanja. Svaki kupac će tražiti različite informacije, ali mnogo toga što kupci žele naučiti je isto. Jedna od propasti poslovanja je vrijeme i trud koji se ulaže u popunjavanje RFP-ova.

Ali kod rješenja zasnovanog na mreži, ako je potencijalni kupac na mreži, taj potencijalni kupac ima pristup mnogim stvarima koje želi znati. Napor koji dobavljač treba da uloži u kreiranje RFP-a je znatno olakšan. Što je mreža veća, veća je vjerovatnoća da će potencijalni kupac biti u mreži sa dobavljačem.

GEP mreža ima 5 miliona aktivnih dobavljača i provodi preko 10 miliona transakcija i 300 milijardi dolara potrošnje, na godišnjem nivou. GEP procjenjuje da je oko 35 posto potrošnje direktno.

Onda je tu Jaggaer. Jaggaer mreža ima 1800 kupaca koje opslužuje 5 miliona dobavljača. Zabilježeno je 550 milijardi dolara godišnje potrošnje, od čega je otprilike 30 posto direktne potrošnje.

Coupa mreža uključuje 8 miliona dobavljača, preko 2500 kupaca. Ovo predstavlja 3.6 biliona dolara potrošnje pod upravljanjem. Iznos te potrošnje koja je direktni materijal nije objavljen.

PO je ključna tačka uporišta za rješenja za upravljanje potrošnjom

Sa rješenjima za upravljanje potrošnjom, narudžbenica pokreće plaćanje dobavljaču upravljanja potrošnjom. Dok se porudžbenica pokreće u ERP sistemu, te narudžbenice se usmjeravaju kroz platformu za upravljanje potrošnjom. Kada upravljanje potrošnjom pošalje narudžbu dobavljaču, to pokreće malu transakciju plaćanja za dobavljača softvera za upravljanje potrošnjom. Ako dobavljač upravljanja potrošnjom želi da bude plaćen, bolje je da faktura ima tačne podatke dobavljača. Prodavci upravljanja potrošnjom su stoga motivisani da pomognu da kritični podaci o dobavljačima svojih kupaca budu tačni.

Alex Zhong, direktor marketinga proizvoda u GEP-u, tvrdi da se funkcija narudžbenice (PO) ne bi trebala obavljati izvan objedinjene platforme: „Kupac može poslati narudžbu dobavljaču, ali bez mogućnosti da dijeli vidljivost ažuriranog statusa narudžbe, mijenja aktivnosti narudžbe i logistiku i informacije o plaćanju u upravljan, vođen proces između stranaka sa više preduzeća, ni jedno ni drugo neće imati prozor u ono što se dešava na terenu. To će gotovo sigurno dovesti do dugog ciklusa u ispunjavanju narudžbi, nemogućnosti obavljenog plana proizvodnje, nedostataka zaliha ili poremećaja isporuke uzrokovanih kašnjenjima, i/ili visokih sigurnosnih zaliha i troškova zbog lošeg upravljanja narudžbama za nabavku. U disruptivnom okruženju, ova pitanja se dodatno pojačavaju, utičući na otpornost.”

Mreže i izvori

Ako kompanije žele da rade sa novim dobavljačima, rešenja zasnovana na mreži mogu pomoći da se identifikuju moguće kompanije sa strane prodaje sa kojima bi radile. Ova sposobnost pronalaženja potencijalnih novih partnera za nabavku je nešto što se cijeni od strane učesnika na strani kupovine i prodaje u mreži.

Ali pronalaženje indirektnih dobavljača na mreži je mnogo lakše nego direktnih dobavljača. Usluge čišćenja ureda su kategorija, na primjer, s mnogo učesnika. Nasuprot tome, dio koji se koristi u proizvodnom procesu može biti izrađen po narudžbi za tog proizvođača. Kreiranje grupe kolega nije tako jednostavno kao traženje u katalogu.

Takođe će često trebati da postoji logika koja raščlani popis materijala i zatim uhvati tehničke specifikacije koje se mogu koristiti za traženje dobavljača u mreži. Nemaju svi dobavljači rješenja za upravljanje potrošnjom ovu funkciju. Ali Jim Bureau, izvršni direktor kompanije Jaggaer, kaže da jesu. Nabavka je još složenija u procesnim industrijama gdje kompanije koriste recepture, a ne popise materijala. „Mi radimo u farmaceutskoj i hemijskoj industriji, objasnio je gospodin Biro. „Ako pravite nove proizvode u ovim industrijama, morate biti u mogućnosti da tražite materijal prema njihovoj strukturi hemijskog jedinjenja. To omogućava hemičarima da kažu, na molekularnom nivou, ono što pokušavaju nabaviti.”

Mreže i benchmarking

Kompanije nastoje da uporede svoje performanse sa kolegama. Mreža upravljanja poslovnom potrošnjom generiše ogromne količine podataka. Ovi podaci se mogu koristiti da pomognu odjelima nabavke da uporede svoj učinak. Ako je mreža izgrađena sa odgovarajućim dozvolama svojih zakupaca za korištenje njihovih povjerljivih podataka u određene svrhe koje ne utiču na vlasničke podatke. U Coupi, stručnjaci za nabavku dali su Coupi dozvolu da agregira i anonimizira svoje podatke za analitiku. Coupa ovo naziva inteligencijom zajednice. Kupci Coupe mogu dobiti benchmarking podatke, ali znaju da se podaci vezani za ono što su kupili – uključujući cijenu koju su platili i dobavljače s kojima rade – neće dijeliti s drugima.

Na primjer, Coupa ima metriku koja se zove “Stopa završetka procjene upravljanja rizikom” koja specificira procenat upitnika rizika koje popunjavaju dobavljači kompanije. U organizacijama za nabavku sa najboljim učinkom, 86.2% dobavljača ispunjava ove upitnike. Da bi metrike benčmarkinga bile važeće, moraju se zasnivati ​​na velikom uzorku. Sa 2500 organizacija za kupovinu na mreži, ove metrike su jasno statistički značajne.

Coupa ima proizvod pod nazivom Risk Aware koji koristi inteligenciju zajednice kako bi pomogao u procjeni rizika povezanog s radom s klijentom. Rješenje se zasniva na podacima trećih strana o riziku – kreditnim rezultatima, pravnim podnescima, vladinim podacima, itd. Ali ti podaci se povezuju sa podacima o transakcijama zajednice kako bi se generisala ocjena rizika.

Finansiranje lanca snabdevanja

Čini se da je recesija neminovna. Tokom recesije, kompanije pokušavaju da zaštite svoj novčani tok tako što sporije plaćaju dobavljačima. Ovo može biti kontraproduktivno. To može izbaciti manjeg dobavljača iz poslovanja. Prodavci upravljanja poslovnom potrošnjom mogu iskoristiti mrežne podatke kako bi pomogli u pružanju boljih opcija financiranja za dobavljače.

Ako se ocjene rizika dobavljača povećavaju (koje su djelimično određene inteligencijom zajednice), a on je važan dobavljač, kupac može pristati da odmah plati kompaniji ako može imati popust. Za male kompanije, novčani tok je često važniji od marže.

Programe finansiranja lanca snabdevanja su kroz istoriju nudile finansijske institucije, ali često samo vrhunskim dobavljačima, a ne malim i srednjim preduzećima kojima su oni najpotrebniji. Međutim, javne Cloud platforme imaju vidljivost kupovnih transakcija između kupaca i dobavljača. Platforma se može koristiti da pokaže banci da dobavljač ima fakturu i da će na kraju biti plaćen. Banka tada može ponuditi ugovor o faktoringu. U faktoringu, preduzeće prodaje svoja potraživanja (tj. fakture) trećoj strani – često banci – uz diskont. Podaci o transakcijama na mreži mogu ubrzati ove faktorske poslove dok bankama pružaju povećanu sigurnost, što može smanjiti popust koji dobavljač mora platiti.

Final Thoughts

Konačno, kada se kompanije odlučuju između tradicionalnog ERP rješenja za nabavku i rješenja za upravljanje poslovnim troškovima, dubina funkcionalnosti, način na koji je rješenje integrirano s ostatkom njihovih poslovnih aplikacija i cijena rješenja, sve su to ključni faktori. Ipak, umrežena rješenja imaju neke karakteristične prednosti.