Siva je boja koju želite da izbegnete

U upravljanju projektima, leđa i bijela su vaši prijatelji – mutno siva nije. Kao projektni menadžer, želite da se bavite jasnim i provjerenim informacijama, a ne pretpostavkama. Kada su pretpostavke napravljene i nisu potvrđene, prave se greške, vremenski rokovi se odlažu, a projekti propadaju.

Pretpostavke su opasne stvari za napraviti, i kao i sve opasne stvari koje treba napraviti - bombe, na primjer, ili kolač od jagoda - ako napravite i najmanju grešku, možete se naći u strašnoj nevolji. Stvaranje pretpostavki jednostavno znači vjerovati da stvari stoje na određeni način sa malo ili bez dokaza koji pokazuju da ste u pravu, i možete odmah vidjeti kako to može dovesti do strašnih nevolja. Na primjer, jednog jutra biste se mogli probuditi i pretpostaviti da je vaš krevet bio na istom mjestu na kojem je uvijek bio, iako ne biste imali pravi dokaz da je to tako. Ali kada ustanete iz svog kreveta, mogli biste otkriti da je isplovio u more, a sada biste bili u strašnoj nevolji sve zbog pogrešne pretpostavke koju ste iznijeli. Vidite da je bolje ne praviti previše pretpostavki, posebno ujutro.”

― Lemony Snicket,
The Austere Academy

Kao Lemony Snicket of Niz nemilim događajima stanja, pretpostavke su opasne. Pretpostavke se rijetko zasnivaju na činjenicama, a ne na stvarnosti. Zamislite kako to može uticati na vašu sposobnost upravljanja timom ako vi – i drugi – date pretpostavke u vezi sa nečim tako integralnim kao što je završetak zadatka. 

Metoda uspjeha projekta koristi menadžere aktivnosti kako bi osigurala da se svaki zadatak obavi. Tokom sesije planiranja za bilo koji projekat, važno je kreirati strukturu raščlambe posla – listu svih projektnih aktivnosti svega čega vaš tim može smisliti u ovom trenutku. U trenutku ovdje je važno jer je rijetkost da će čak i najbolji timovi uhvatiti svaki zadatak koji se mora završiti na samom početku projekta. Aktivnosti neće biti po nekom određenom redoslijedu, jer se redoslijed još nije dogodio. Oni također neće nužno imati vlasnika ili trajanje. To će bukvalno biti samo lista aktivnosti.

Ovi zadaci ne mogu ostati bez vlasnika. Svakom zadatku se mora dodijeliti vlasnik – to jest, menadžer aktivnosti – jedna osoba po aktivnosti. Menadžer aktivnosti pristaje da se pobrine da posao bude obavljen. Ovo je osoba koja gleda u projekt menadžera i kaže: „To je moj zadatak. Pobrinut ću se da se to dogodi.” To ne znači da su pristali da sami obavljaju fizički rad, već samo da su pristali da budu jedina tačka kontakta u vezi sa aktivnošću. Koncept jedinstvene kontaktne tačke je veoma važan, jer smanjuje zabunu i dodaje jasnoću o tome ko je vlasnik zadatka.

U radu na projektu, crno i bijelo su vaši prijatelji, a sivo je vaš neprijatelj. Sve sivo i dvosmisleno će se naviknuti na vas na sudu za upravljanje projektima. Pretpostavke stvaraju očekivanja zasnovana na ničemu više od čega you misliti je stvarnost, a ne ono što je stvarno is stvarnost. Uspješno upravljanje projektima ne funkcionira u sivom – crno-bijelo je ključno za vaš uspjeh. Sve sivo i dvosmisleno će se naviknuti na vas na sudu za upravljanje projektima.