Za učinkovitu komunikaciju ton (iznenađenje!) Najvažniji: 5 strategija za učinkovitost

Znate da je komunikacija ključna za vaš kredibilitet i efikasnost, ali kao i mnoge stvari u posljednjih nekoliko godina, njena važnost je povećana i njena priroda se promijenila. Uz hibridni i daljinski rad, udaljenost stvara potrebu za komunikacijom na nove načine i s većim naglaskom na pisanju i asinkronim pristupima.

Zanimljivo, komunikacija doprinosi mentalnom zdravlju, inkluzivnost, samopouzdanje, zadržavanje i kultura. I jedan element komunikacije se ističe: ton. Način na koji je vaša poruka uokvirena i kako je primaoci percipiraju može napraviti veliku razliku u vašem i njihovom uspjehu.

Komunikacija smanjuje udaljenost

Nove mogućnosti za raditi van kancelarije, sa udaljenih lokacija i iz daljine istakli su uticaje komunikacije. Prema novim podacima iz Grammarly i Harris Poll82% radnika znanja kaže da rad na daljinu povećava potrebu za boljim komunikatorom.

Osim toga, ljudi se bore da ostanu povezani sa kolegama, a 45% zaposlenih kaže da su njihove lične veze patile zbog hibridnog rada. Ovo iskustvo varira od generacije do generacije, pri čemu 59% generacije Z, 48% milenijalaca, 45% generacije X i 28% Baby Boomera kažu isto.

Punih 62% radnika kaže da su potrebne bolje komunikacijske vještine kako bi se njegovala raznolikost i inkluzija. Ovo posebno važi za 75% radnika koji se izjašnjavaju kao neurodivergentni—koji navode da je neefikasna komunikacija prepreka inkluziji, dok se samo 64% neurotipičnih ispitanika slaže. A 77% onih kojima je engleski drugi jezik (ESL) navodi da je neefikasna komunikacija prepreka u poređenju sa 68% onih kojima je engleski primarni jezik.

Ali odlična komunikacija također stvara pozitivno radno iskustvo s 52% radnika koji kažu da asinhrona komunikacija čini njihov posao fleksibilnijim, 42% navodi da su produktivniji, a 34% kaže da osjećaju veći osjećaj uključenosti. Uz to, efikasna komunikacija se vidi kao razlog za povećanje zadovoljstva poslom za 56% ispitanika i poboljšanje odnosa sa kolegama za 54%.

Ton i samopouzdanje

Postoji mnogo faktora u efikasnoj komunikaciji – od sadržaja i tona do empatije, načina i platforme – ali čini se da je ton posebno kritičan. Zapravo, 53% radnika znanja kaže da je ton važniji od sadržaja komunikacije. Ali 71% ima poteškoća s odabirom pravih riječi kako ne bi uvrijedili druge, a 56% se osjeća nesigurno u pronalaženju ispravnog tona za svoju komunikaciju.

Ton ima značajan uticaj na to koliko dobro ljudi rade zajedno. Ako komunikacija ima pozitivan ton,

• 62% brže odgovara
• 57% više odgovara na buduće zahtjeve
• 48% rješava problem ili obavlja posao kvalitetnije
• A 59% pozitivnije doživljava pošiljaoca

Za one koji su u različitim uredima unutar SAD-a, ili u različitim uredima izvan SAD-a ili koji su potpuno udaljeni, svaki od ovih postotaka se povećava između 3% i 11%.

Kreiranje pravog tona

Pronalaženje pravog tona je delikatan proces i fina mješavina različitih elemenata komunikacije. Evo kako da ispravite balans.

#1 – Budite poslovni, ali prijateljski raspoloženi

Jedan od prvih načina da pronađete pravi ton je da budete poslovni, ali i prijateljski raspoloženi. Morat ćete usavršiti ovaj pristup za svoju kulturu i svoju ulogu, ali općenito, ljudi više cijene pozdrav nego da zarone direktno u vaš sadržaj. I komentar poput „Nadam se da si dobro“ ili a kratka potvrda o vremenu ili godišnjem dobu može pružiti pozitivnu pistu za poslovnu razmjenu.

Želite biti kratki, a posebno koristiti ove taktike u prvoj poruci koja otvara temu. Ali tada ćete htjeti da budete fokusirani na posao koji imate pri ruci, a da ne budete previše formalni. Uporedite svoju najbolju komunikaciju sa poslovnom ležernom garderobom u kojoj se ne pojavljujete u trenirkama, ali niste ni u trodelnom odijelu. Fokusirani ste na rezultate koje trebate postići, ali s pozitivnim glasom.

#2 – Budite sigurni, ali ne arogantni

U komunikaciji ćete biti najefikasniji kada uravnotežite samopouzdanje i poniznost. Budite jasni i imajte svoju tačku gledišta, ali i tražite doprinos kada je to prikladno. Svojim tonom dajte do znanja pošiljaocu da imate svoje perspektive, ali i da cijenite njihove, znajući da nemate sve odgovore.

#3 – Budite sažeti, ali ne kratki

Željećete da pređete na stvar u svojoj poslovnoj komunikaciji, ali izbegavajte da budete kratki ili grubi. Navedite kontekst i nemojte pretpostavljati da ljudi znaju pozadinu vaše komunikacije – osim ako niste sigurni da znaju. Uredite svoju komunikaciju prije slanja kako biste pružili dovoljno detalja bez preopterećenja čitatelja.

Takođe budite jasni o tome šta tražite. Razmislite o tome da prijeđete na stvar rano u svom priopćenju, a zatim navedete više detalja ili pozadinu u drugom dijelu poruke.

Ponekad je ono što ne uključite jednako važno kao i ono što radite – zato budite selektivni u pogledu onoga što govorite i uključite najkritičnije elemente sadržaja. Osim toga, nemojte pretjerano koristiti pisanu riječ. Ako će za čitanje pismene poruke trebati više od pet minuta, ako sadrži više od pet poena ili zahtijeva više od pet voleja, vjerovatno je bolje kao brzi poziv ili verbalna razmjena.

#4 – Budite uvjerljivi, ali ne i emocionalni

Kada se osjećate strastveno u vezi sa nekom temom ili ako ste ljuti ili frustrirani, budite posebno pažljivi sa svojim odgovorom. Željećete da budete ubedljivi u argumentaciji za nešto kada je situacija ispravna, ali izbegavajte da budete defanzivni, emocionalni ili ljuti u tvom tonu. Ako se osjećate posebno napunjeno, razmislite o tome da pričekate nekoliko sati prije nego što pritisnete pošalji ili čak spavate na njoj prije nego što pokrenete svoju bilješku.

#5 – Budite autentični, ali ne i nepažljivi

Najviše od svega, u svojoj komunikaciji ćete htjeti da budete ono što jeste – u isto vrijeme pazite na ono što će imati najveći utjecaj na primatelja(e) vaše komunikacije. Za nekoga ko je veoma vođen podacima, poželećete da predstavite dokaze, ili za nekoga ko je osetljiviji možete potrošiti dodatnu rečenicu na liniji za zagrevanje. Ali nemojte pretjerivati ​​i uradite uvjerite se da ste autentični. Razmislite kako će vaša komunikacija biti primljena i kako primalac najviše voli čuti i najbolje razumije informacije.

To je čudo

Odlična komunikacija mogu izgraditi odnose i povećate svoj kredibilitet, ali se suočavate s mnogo prepreka. Koristite riječ koju neko drugi tumači negativno. Namjeravate ton koji primalac pogrešno pročita. Odgađate svoj odgovor, a vaš kolega daje pogrešne pretpostavke o tome zašto ste to učinili. A sa pisanom komunikacijom, nedostaju vam svi tragovi i znakovi koji su neverbalni. Pravo je čudo da uopće možemo komunicirati kada razmišljate o preprekama.

Ali namjernost pomaže. Kada odvojite vrijeme da dobro komunicirate, uzmete u obzir svoju publiku i ponovo pročitate i uredite, požnjeti ćete prednosti.

Osim toga, kada ste primatelj komunikacije, možete dati i pošiljaocu korist od sumnje – poznavajući prepreke, možete gledati dalje od doslovno riječi i slušati pozitivne namjere.

Namjera nije isto što i uticaj

Čuli ste da namjera nema jednak učinak, a to je posebno istinito za pismenu komunikaciju, asinkronu komunikaciju i komunikaciju na daljinu. Ali isplati se uložiti trud kako biste mogli graditi odnose, razvijati svoj kredibilitet i briljantno uspjeti u svom poslu.