Može li manje sastanaka preokrenuti tiho odustajanje? Istraživanje kaže 'da'

Prema nova studija od softverske firme Otter.ai i Univerziteta Sjeverne Karoline u Charlotteu. Učesnici su izjavili da imaju previše sastanaka u svojim kalendarima, zbog čega se osjećaju „iznervirano“ i „frustrirano“.

U ostalim vijestima…voda je mokar.

Interni sastanci su bodljikava oblast već više od jedne decenije, ali poluga koju imaju zaposleni usred masovne ostavke treba da motiviše lidere da preispitaju ovaj aspekt svoje organizacije. Kao stručnjak za radno mjesto sa nekoliko knjiga i a TED govori na pojednostavljenju, "nulti sastanci" je bio moj poklič već godinama.

OGLAS

Kroz proces istraživanja Zašto jednostavno pobjeđuje, otkrio sam da složenost radnog mjesta potiče iz dva izvora: same organizacije i individualni zaposleni. Organizaciona složenost se odnosi na industrijske propise, kao i na broj ljudi, koraka, odluka i podataka potrebnih da se uradi nešto značajno u vašoj kompaniji. Na primjer, broj odobrenja u vašem procesu zapošljavanja ili zahtjevi usklađenosti za upravljanje podacima potrošača u Velikoj Britaniji ili Južnoj Koreji.

Individualna složenost se, s druge strane, odnosi na birokratiju koju stvara jedna osoba ili jedna organizacija. Primjer iz stvarnog svijeta je onaj potpredsjednik koji održava petosatni sedmični sastanak ili poslovna jedinica sa posebnim talentom za PowerPoints koji sadrži preko 200 slajdova.

U vašoj kompaniji na sastanke utiče organizaciona kultura, kao i pojedinci koji ih vode i prisustvuju. Da biste iskorijenili složenost na sastancima koje vodite ili prisustvujete, odgovorite na sljedećih šest izjava ili sa "dosljedno", "ponekad", "rijetko" ili "nikad".

OGLAS

1. Provodim 20% ili manje svog vremena svake sedmice na neproduktivnim sastancima/pozivima.

2. Radim/ohrabrujem svoj tim da radi imajući na umu pojednostavljenje.

3. Sastanci koje vodim počinju i završavaju na vrijeme.

4. Sastanci u mojoj organizaciji imaju jasnu svrhu i dnevni red.

5. Na sastanke kojima prisustvujem pozvani su samo ključni ljudi.

6. Osjećam se ugodno kada odbijam pozive za sastanke ili delegiram prisustvo nekom drugom.

OGLAS

Izračunajte svoj ukupni iznos koristeći sljedeću tablicu rezultata za svaki odgovor:

· Konzistentno = 0

· Ponekad = 1 bod

· Rijetko = 2 boda

· Nikad = 3 boda

Ako ste izračunali 1 do 4 bodova, potražite mogućnosti da pojednostavite sastanke u vašoj organizaciji. Trenutno je ovaj aspekt vaše svakodnevice funkcionalan, ali barem jedan odgovor "Nikad" ili "Rijetko" stvara složenost. Ispitajte to područje i ispravite kurs sada kako biste izbjegli kontaminaciju u drugim aspektima poslovanja.

OGLAS

Ako je vaš ukupni iznos 5 do 9 bodova, sastanci u vašoj organizaciji pokazuju simptome složenosti i ako se ne provjere, vjerovatno će se proširiti na druge aspekte operacija. Razmislite o tome da odmah izvršite reviziju sastanka kako biste utvrdili koji sastanci su vrijedni — a koji bi trebali biti bačeni u vatreno jezero.

Ako ste postigli gol 10 do 14 bodova, sastanci su glavni izvor složenosti. Vjerovatno je da problem ide dalje od vaše organizacije i da se proteže na cijelu kompaniju. Sa složenošću koja utječe na sve, od sastanaka o statusu i do planiranja i donošenja odluka, vaša kompanija je vjerojatno zaglavila u prvoj brzini na više frontova.

Konačno, ako ste izračunali zbir od 15 ili više, sastanci su dostigli opasne nivoe složenosti. Iako se resursi kompanije troše alarmantnom brzinom, zaposleni su prihvatili status quo. Ljudi su pomireni sa mentalitetom tihog odustajanja ili aktivno pokušavaju da sabotiraju agente promjene. U svakom slučaju, stanje vaših sastanaka zahtijeva hitnu pažnju.

OGLAS

Sada podijelite šest izjava i dijagnozu sa svojim timovima i zamolite ih da generiraju vjerovatne razloge zašto je složenost otela sastanke – i ponudite ideje za pojednostavljenje. Zakažite sesiju kako biste razgovarali o razlozima i rješenjima, koja bi trebala biti snimljena na tabli.

Nakon rasprave o izvodljivosti rješenja, glasajte o tome koja tri odmah implementirati - i uradite to. Primjeri rješenja mogu uključivati ​​“ograničavanje sastanaka na osam ili manje sudionika” ili “svaki poziv na sastanak mora sadržavati dnevni red” i “posvećenost petkom bez sastanaka”. Da biste spriječili povratak uobičajenom poslovanju, razmislite o stvaranju mantre sastanka s ovim očekivanjima i podijelite je s cijelom kompanijom.

Ako trebate potvrditi ovaj novi pristup većem poslovanju, uključite podsjetnik da su sastanci skupi. Smanjenje ili eliminisanje nepotrebnih sastanaka ne samo da će poboljšati moral zaposlenih i povećati zadržavanje, već će i pomaže organizacijama da drastično smanje troškove. Za kompanije sa 100 zaposlenih, uštede su oko 2.5 miliona dolara godišnje, a za kompanije od 5000, cifra se povećava na više od 100 miliona dolara.

OGLAS

Ispitivanje načina na koji se sastanci održavaju u vašoj organizaciji — i eliminisanje onih koji su nadživjeli svoju korisnost — može pomoći u zadržavanju zaposlenih i usmjeravanju poslovanja prema većoj produktivnosti. Ohrabrite svoj tim da odbije bilo koji sastanak bez jasne svrhe, donosioca odluka ili dnevnog reda i nagradite zaposlenike koji dosledno pokazuju hrabrost u ovoj oblasti. Nastavite ispitivati ​​nove sastanke i racionalizirati trenutne sastanke i svjedočit ćete prelasku od tihog prestanka rada prema pametnijem i jednostavnijem načinu rada.